Pourquoi externaliser votre secrétariat est plus rentable que d’embaucher ?

La gestion administrative est un élément clé pour toute entreprise, mais elle peut rapidement devenir chronophage et coûteuse. Beaucoup d'entrepreneurs hésitent entre embaucher un salarié ou externaliser leur secrétariat à un prestataire indépendant. Dans cet article, nous allons comparer ces deux options en nous basant sur les coûts et la flexibilité, afin de vous aider à faire le meilleur choix pour votre activité.

--- 1. Coût d’embauche d’un secrétaire : un investissement important Embaucher un secrétaire en interne représente un engagement financier conséquent.

Voici les principaux coûts à prendre en compte : Le salaire brut : En moyenne, un secrétaire en CDI coûte entre 1 800 et 2 500 € bruts par mois, selon l’expérience et la région. Les charges patronales : Elles représentent environ 40% du salaire brut, soit un coût total employeur compris entre 2 500 et 3 500 € par mois.

Les congés payés et absences : Vous devez continuer à payer votre salarié même en cas d'absence pour congés ou maladie.

Les équipements et logiciels : Un poste de travail complet (ordinateur, logiciels, fournitures) peut coûter plusieurs milliers d’euros.

Les frais annexes : Mutuelle obligatoire, cotisations sociales, formation continue…

Coût annuel estimé d’un secrétaire salarié : Si l’on additionne tous ces éléments, le coût annuel d’un secrétaire salarié peut facilement dépasser 35 000 € à 45 000 €.

--- 2. Externalisation du secrétariat : une solution flexible et économique Faire appel à un secrétaire indépendant permet de maîtriser son budget et de bénéficier d’un service sur-mesure, adapté à ses besoins réels.

Voici les principaux avantages financiers : Vous ne payez que le travail effectué : Pas de salaire fixe, vous payez uniquement les heures ou les missions réalisées.

Pas de charges sociales : Le prestataire est à son compte, vous n’avez donc pas à payer de cotisations patronales.

Aucun engagement à long terme : Vous pouvez ajuster le volume de travail en fonction de votre activité (quelques heures par semaine, par mois, ou ponctuellement).

Aucun coût de matériel ou de formation : Le secrétaire indépendant dispose déjà de son propre équipement et de ses logiciels.

Avantages fiscaux du recours à une assistante indépendante est la réduction du résultat imposable de l'entreprise. Cela se traduit directement par une diminution de l'impôt à payer, qu'il s'agisse de l'impôt sur les sociétés (IS) ou de l'impôt sur le revenu (IR) selon le régime fiscal de l'entreprise.

Possibilité de bénéficier d’un crédit d’impôt : Pour les particuliers ou certaines entreprises, l’externalisation administrative à domicile peut ouvrir droit à des avantages fiscaux.

Coût moyen d’un secrétaire indépendant Tarif horaire : Entre 30 et 50 € de l’heure, selon les services proposés.

Coût mensuel estimé : Si vous avez besoin de 30 heures par mois, cela représente un coût d’environ 900 à 1 500 €, bien en dessous du salaire d’un employé à plein temps.

--- 3. Flexibilité et gain de temps : un atout majeur Embauche d’un salarié : une rigidité administrative Temps consacré au recrutement (annonces, entretiens, période d’essai). Gestion des contrats, des fiches de paie, des absences… Difficulté à ajuster la charge de travail en fonction des besoins. Externalisation : une solution sur-mesure Disponibilité immédiate sans formalités complexes. Adaptabilité aux pics d’activité et aux périodes creuses. Possibilité de confier des missions variées sans contrainte administrative.

--- Conclusion : Pourquoi choisir l’externalisation ? En résumé, externaliser votre secrétariat vous permet de réduire vos coûts, d’éviter les contraintes liées à l’embauche et de bénéficier d’une grande flexibilité. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur le développement de votre activité, tout en ayant l’assurance d’un service professionnel et efficace. Si vous cherchez une solution adaptée à vos besoins, n’hésitez pas à faire appel à Secrétaire Story, votre partenaire administratif de confiance !